総務への転職は難しいの?理由と対策を解説

オフィスで悩む男性管理部門の転職

総務への転職は難しいといわれていますが、なぜ難しいと言われているのかが気になりますよね。

「総務への転職を考えているけど、難しいと言われているなら辞めとこうかな…。」

という方もいるのではないでしょうか。

しかし、難しいと言われているのには理由があり、総務への転職ができないわけではありません。

難しいと言われている理由を知って対策をできれば、未経験でも総務への転職は可能です。

この記事では総務への転職が難しいと言われている理由と、総務へ転職するための対策を解説していきます!

  1. 総務への転職が難しいと言われている理由は2つ
    1. 総務は人気がある職種
    2. 人気の職種なのに募集人数が少ない
  2. 総務への転職は未経験者のほうが難しい
  3. 年代ごとの総務転職求人の特徴
    1. 30代の求人は未経験者では難しい
    2. 20代は第二新卒であれば転職可能
  4. 転職前に知っておきたい総務職の仕事内容
    1. ①電話対応・来客対応
    2. ②会社備品の管理
    3. ③建物の管理
    4. ④イベントの企画・運営
    5. ⑤冠婚葬祭・トラブル対応
    6. ⑥その他に専門職の業務もおこなう
  5. 総務の仕事の流れ
  6. 総務への転職で求められるスキル3選
    1. コミュニケーションスキル
    2. マルチタスクをこなせる力
    3. 会社全体を見渡せる力
  7. 難しいと言われている総務への転職でも、有利になる資格5選
    1. ①日商簿記
    2. ②社会保険労務士
    3. ③マイナンバー実務検定
    4. ④ビジネス・キャリア検定
    5. ⑤メンタルヘルス・マネジメント検定
  8. 難しい総務への転職を成功させるためには、志望動機を明確にする
    1. オフィスワークの経験があれば記載する
    2. 総務の業務に活かせるスキルを記載する
    3. 総務を選んだ理由について具体的に記載する
  9. 総務への転職で必要な志望動機例文
    1. 志望動機OK例
      1. 経験者の場合
      2. 未経験者の場合
      3. 志望動機を書くポイント
    2. 志望動機NG例
      1. 志望動機が待遇面だと、どこでもいいと思われてしまう
  10. 総務に転職した後の将来性
    1. 働き方改革
    2. 少子高齢化問題
  11. 難しい総務への転職は、エージェントを利用しよう
    1. ①dodaエージェントサービス
    2. ②パソナキャリア
    3. ③リクルートエージェント
    4. ④Spring転職エージェント
    5. ⑤MS-Japan
  12. 難しいと言われる総務への転職も対策ができれば可能!

総務への転職が難しいと言われている理由は2つ

第二新卒 ヤバいと焦る

厚生労働省の「一般職業紹介状況」によると、総務や法務など事務的職業の求人倍率は、0.4倍です。

この数字を見ると、確かに総務への転職が難しいと言われているのが本当なんだとわかりますね。

総務への転職が難しいと言われている理由は以下の2つです。

  • 人気がある職種
  • 募集人数が少ない

それぞれ詳しく解説していきます。

出典厚生労働省「一般職業紹介状況」

総務は人気がある職種

総務は他の部門に比べると、時期によって業務の量に変動がありません。

繁忙期は残業が多くなるといったことがないため、安定して働けます。

また、法律や労務に関する知識を付けることもできます。

この安定性と専門性が、総務に応募する人が多い人気の理由です。

ソニー生命保険の「社会人1年目と2年目の意識調査」でどの部署に配属されたいか、の質問に総務部が20.7%で1位を獲得したほどの人気です。

引用ソニー生命保険「社会人1年目と2年目の意識調査」

人気の職種なのに募集人数が少ない

総務職は人気にも関わらず、募集人数が少ないです。

総務は間接部門のため、会社の利益に直接つながる部署ではありません。

営業部門などは人数を増やすことで売り上げを伸ばせますが、間接部門はそうではないということです。

そのため、売り上げに貢献しない部署は人数を最小限にしたいという企業の考えがあります。

欠員が出た場合にも、ほとんどは他部署からの異動で補い、社内で補充できない場合にのみ中途採用で補います。

そのため、結果的に求人が少なくなってしまうのです。

総務への転職は未経験者のほうが難しい

総務の業務は多岐にわたります。

業界や企業によって必要な知識も異なるので、転職を希望する企業と同じ業界の経験者が最も有利です。

先程も述べた通り、総務のほとんどは欠員補充のため、即戦力を求めています。

経験がなくても、他部署から総務に活かせる経験やスキルを身に付けていれば問題ありません。

総務に活かせる経験やスキルについては後ほど詳しく紹介します。

年代ごとの総務転職求人の特徴

これから転職を考える中で、「30歳を過ぎると総務職への転職は難しいんじゃないか」と思う方もいらっしゃいますよね。

結論から言うと、30歳を過ぎると難易度が上がります。

その理由を転職求人の特徴から、30代と20代ごとに解説していきます。

30代の求人は未経験者では難しい

30歳を過ぎると、企業はある程度の経験を求めています。

即戦力としての人材を求めているので、経験必須なところが多いです。

応募資格に総務の経験を持っている方、マネジメント経験をお持ちの方と記載している求人がほとんどです。

未経験者で総務に転職したいと考えているなら、20代のうちに転職することをおすすめします。

20代は第二新卒であれば転職可能

第二新卒であれば、総務が未経験でも転職可能な企業があります。

年齢が若ければ若いほど、企業に染まっていないのでポテンシャルの高い人材を採用できます。

企業が求めている人材は、教育コストをかけてでも将来的に企業の戦力となれる人材です。

面接の内容次第では未経験でも十分転職が可能ですので、求人の募集要項を確認してみましょう。

転職前に知っておきたい総務職の仕事内容

派遣_女性02

総務への転職を考えているなら、まずは総務の仕事内容を知っておきましょう。

総務は企業によって業務内容が異なるので、未経験者だけではなく、経験者も確認してください。

総務は大まかに言ってしまうと、従業員全員が快適に働けるようにサポートすることが仕事です。

具体的な業務は以下の6つです。

  1. 電話対応・来客対応
  2. 会社備品の管理
  3. 建物の管理
  4. イベントの企画・運営
  5. 冠婚葬祭・トラブル対応
  6. 専門職業務

①電話対応・来客対応

総務は会社の顔です。

会社にかかってくる電話の対応や、取引先が来社した際の対応などを行います。

大企業の場合は来客対応やクレーム処理は別部署の可能性もありますが、基本的にはクレームも含めたすべての対応を総務でおこなっています。

②会社備品の管理

ボールペン、コピー用紙、名刺などの消耗品の管理、発注を行います。

定期的に残量を確認してなくなる前に発注します。

消耗品だけではなく、デスクや椅子、PC、プリンターなどのオフィス家具の管理、メンテナンスも総務の仕事です。

故障した時に業者を手配したり、新しく購入をしたりします。

③建物の管理

従業員が心地よく、安全に仕事ができる環境を作ることも大切です。

清掃業者の手配や管理、空調・照明設備の管理をおこないます。

オフィスビルに入居している場合には、ビル全体の防火活動やメンテナンスなどのイベントにも参加しなくてはいけません。

④イベントの企画・運営

株主総会や入社式、社員旅行などのイベント企画・運営をおこないます。

具体的な業務は会場の予約、準備、スケジュール調整、資料配布などです。

株主からの問い合わせがあった場合にも、対応は総務でおこないます。

⑤冠婚葬祭・トラブル対応

従業員や従業員の家族の冠婚葬祭の対応をおこないます。

具体的な業務は、お祝いやお悔やみの挨拶、お祝いの品の手配などです。

社葬の場合は運営のサポートもおこないます。

その他にも、社外からの問い合わせや社内の落とし物の管理も総務の仕事です。

⑥その他に専門職の業務もおこなう

企業によっては、給与計算や経費精算などの専門業務も総務でおこなう場合があります。

会社のお金の管理など、現金を扱う機会が多いです。

契約更新や採用、面接など人事に関わる仕事をおこなう場合もあります。

総務の仕事の流れ

タイピングする女性

総務の仕事は幅広いといっても、ある程度は年間でスケジュールが決まっています。

日々の業務と、年間のイベントに合わせて業務をおこなうことが一般的です。

年に1回しか行わない業務もあるので、総務に転職してからは来年も忘れずに業務をおこなえるように、メモを残しておきましょう。

総務が担当する年間の行事について紹介していきます。

新入社員が入社してきますので、入社手続きや研修のサポートを行います。

社宅を完備している企業では社宅の手配など手当面の手続きもあります。

また、国による新たな制度や施策が4月から始まることもありますので、それに対応して規則や規定の改定の総務の仕事です。

派遣社員や自社でアルバイトを雇っている場合には、契約更新の月になることが多いので、必要であれば契約更新の手続きをおこないます。

更に、6月に株主総会をおこなう企業が多いです。

株主総会に向けて、会場や資料の準備もおこないます。

夏にはボーナスが支給されます。

給与の計算も総務がおこなう企業では、ボーナスの計算もおこないます。

住民税や社会保険の改定がある時期ですので、それに合わせて申請や給与の変更も大切な仕事です。

取引先からお中元が届くこともありますので、お中元の対応もおこないます。

秋は最低賃金が変更され、社会保険制度が変更になる時期です。

派遣社員や有期雇用のアルバイトを半年契約で雇っている場合には、再び契約更新の業務もおこないます。

冬のボーナス支給と、年末調整をおこないます。

確定申告など税制のサポートや年末年始休暇の対応、年賀状やお歳暮の手配もおこないます。

忘年会や新年会をおこなうばあいには、企画・運営も総務の仕事です。

総務の仕事には繁忙期はないですが、業務量が一番多いのは年末年始という企業も多いのではないでしょうか。

年末調整や確定申告は、最初は難しく感じるかもしれませんが、知識さえつけてしまえば毎年おこなうルーティンワークになります。

総務への転職で求められるスキル3選

転職のポイントを指す女性

求められるスキルがわかっていれば効果的にアピールができます。

未経験でもスキルをアピールできれば、難しい総務でも転職できる可能性が上がりますので、必要なスキルを理解しましょう。

具体的に求められているスキルは以下の3つです。

  • コミュニケーションスキル
  • マルチタスクをこなせる力
  • 会社全体を見渡せる力

コミュニケーションスキル

総務は、同じ総務部だけではなく、他部署とのやり取りが多いです。

社内だけではなく社外とのやり取りもあります。

そのため、誰に対してもすぐに対応できるコミュニケーションスキルが必要です。

電話対応や来客対応など、ビジネスマナーを理解しておきましょう。

マルチタスクをこなせる力

総務は、幅広い業務をこなしていく必要があります。

そのため、並行して複数の仕事を進めていかなくてはなりません。

締め切りや納期などのスケジュール管理能力を含め、マルチタスクをこなせる力は必須です。

会社全体を見渡せる力

総務の仕事は会社で働く人全体のサポートです。

自分のことだけではなく、誰が何を求めているのかを考えて行動しなくてはいけません。

マルチタスクをこなしながらも、一歩先を見通して行動しましょう。

難しいと言われている総務への転職でも、有利になる資格5選

資格

転職でスキルを伝えるには、客観的な証明が必要です。

ただ、「パソコンができます。」「ビジネススキルがあります。」と言われても面接担当からすると、「どれくらいできるの?」「本当にできるの?」と思ってしまいます。

スキルを証明するためにも、資格は重要です。

資格を取得していれば転職が有利になりますので、未経験の方は特に取得をおすすめします。

特におすすめしたい資格は、以下の5つです。

  1. 日商簿記
  2. 社会保険労務士
  3. マイナンバー実務検定
  4. ビジネス・キャリア検定
  5. メンタルヘルス・マネジメント検定

①日商簿記

日商簿記では、経理や会社に関する知識を取得できます。

知名度の高い資格なので、聞いたことある方も多いのではないでしょうか。

特に、決算書を扱うときに役立ちます。

3級から1級がありますが、ビジネスレベルは2級を目指しましょう。

3級は独学で100時間程度、2級は200時間程度の勉強時間が合格の目安です。

②社会保険労務士

社会保険労務士は、国家資格です。

社会保険労務士にしか扱えない業務もありますので、取得できれば需要が高まります。

「労働社会保険諸法令に基づく申請書等及び帳簿書類の作成」
「申請書等の提出代行」
「申請等についての事務代理」

の3つの業務は社会保険労務士にしか扱えない業務です。

試験では、法律の理解や労務管理、社会保険に関する一般常識が出題されます。

難易度は高いですが、取得すれば対応できる業務の幅が広がりますので転職にも困りません。

③マイナンバー実務検定

総務で人事を担当する場合には、マイナンバーを扱います。

マイナンバー実務検定は、マイナンバー制度や関連する法律の理解を通してマイナンバーを適切に取り扱えるようになります。

④ビジネス・キャリア検定

総務の業務をおこなう中で、必要となる知識の習得と実務能力の評価をおこなうことが目的です。

8つの分野と3つのレベルから選んで受験ができます。

「人事・人材開発・労務管理」「経理・財務管理」「営業・マーケティング」「生産管理」「企業法務・総務」「ロジスティクス」「経営情報システム」「経営戦略」の分野があります。

レベルは以下の表のとおりです。

レベルBASIC級3級2級1級
対象者の目安学生や就職希望者実務経験3年程度実務経験5年程度実務経験10年程度

対象者は目安なので、誰でも好きな級をうけることができます。

⑤メンタルヘルス・マネジメント検定

全社員の健康管理も総務の仕事です。

健康管理とは、体調面の管理だけではなく、メンタルヘルスも含まれます。

現代は、働くうえでストレスや悩みを抱えている人が多いです。

そのため、メンタルヘルスは重要視されてきています。

しかし、まだまだメンタルヘルスへの対策ができている企業は少ないのが現状です。

メンタルヘルスを取り入れたいと考えている企業も多いので、資格を持っていれば役に立ちます。

難しい総務への転職を成功させるためには、志望動機を明確にする

転職では、なぜこの企業で働きたいのかを聞かれることが多いです。

採用担当は、転職希望者がどのような人材なのか、面接での会話と志望動機で判断しています。

とはいっても、いきなり志望動機を書こうと思ってもどう書けばいいのかわからないですよね。

志望動機はどんなことを書いたらいいのか、ポイントを3つ紹介します。

オフィスワークの経験があれば記載する

総務は基本的にオフィスワークです。

経験があれば即戦力になるというアピールになりますので、オフィスワークの経験があれば記載しましょう。

総務の仕事内容は企業によって違うので、オフィスワークの経験は職種を問わずアピールできます。

電話対応や来客対応、資料作成やデータ入力など、オフィスワークなら何でも大丈夫です。

総務の業務に活かせるスキルを記載する

未経験からの転職の場合は、総務に活かせるスキルを見つけましょう。

例えば、営業や販売職はコミュニケーション能力、販売管理の経験が総務でも活かせます。

事務職であればパソコンスキルをアピールできます。

それぞれの職種経験の中で、総務の仕事に活かせるものを思い返してみてください。

総務を選んだ理由について具体的に記載する

未経験の場合は特に、なぜ総務を希望するのかを聞かれます。

未経験では総務の仕事内容もあまりわからないので、自分がいた部署からみて、総務の魅力的だった点を伝えましょう。

例えば、総務のサポートのおかげで円滑に仕事を進められて、自分もサポートする側にまわりたいと思ったなど、総務に助けられた点があれば記載しましょう。

総務への転職で必要な志望動機例文

志望動機

以上のポイントを踏まえて、志望動機の例文と、NG例を紹介します。

例文をそのまま使用するのではなく、自分らしさが伝わるようにアレンジしましょう。

志望動機OK例

経験者の場合

私は総務職として6年間勤務してきました。
主に。福利厚生の整備や社内イベントの企画・運営、オフィスの備品管理・発注などをおこないました。
貴社の総務職は、業務領域が人事や経理にも及ぶと求人情報で拝見いたしました。
今後は専門的な知識の習得に努め、より幅広い業務に対応できるよう努力したいと考えています。
前職での経験を活かして、マネジメント業務にも携わっていきたいと考えています。

未経験者の場合

私は、現職にて培った経験を活かして総務に関わる仕事に就きたいと考えています。
現職は販売スタッフをおこなっており、店舗の新人教育や新規店舗の立ち上げ・運営をおこなってきました。
その中で、売り上げの数字を管理したり、人事業務をおこなったりしたことに大変興味を持ちました。
貴社は新規営業支店の立ち上げを計画しているとのことで、私の知識と経験を活かしたいと思いました。
また、接客業で培ったコミュニケーション能力でも貴社に貢献していきたいと考えております。

志望動機を書くポイント

職務経歴を活かしたアピールで、即戦力を期待できる人材だと思ってもらえます。

貴社ではないといけない理由を明確に伝えることで、志望度が高い印象を与えられます。

入社後にやりたいと思っていることも伝えて、将来について考えているとアピールすることが大切です。

志望動機NG例

私が貴社を志望した理由は、残業が少なく駅から近いためです。
また、前職は営業職で常に利益を求められていたため、売り上げと関係のない総務事務を選択しました。
未経験ですが、貴社に採用していただけたら全力で頑張りますのでよろしくお願いいたします。

志望動機が待遇面だと、どこでもいいと思われてしまう

「残業が少ない」「駅から近い」という理由だと、同じ条件なら他の会社でもいいと思われてしまいます。

希望する会社の仕事内容をよく見て、その会社ではないとだめな理由を伝えましょう。

総務を希望している理由も、売り上げが求められないからというマイナスなイメージは印象が悪いです。

「全力で頑張ります」という自己アピールも弱すぎるので、何をどう頑張りたいのか、具体的に伝えましょう。

総務に転職した後の将来性

新しい環境に打ち込む女性

難しい転職を成功させても、総務に将来性がないと不安ですよね。

総務はあらゆる業務をおこなっているので、会社になくてはいけない存在です。

小さな組織でも、総務としての業務をこなしているひとは確実にいます。

安定した環境で働きやすいメリットもありますので、女性の方も長く働ける職場です。

経理や人事などの専門職を極めると、収入が増える可能性もありますし、仕事の幅も広がります。

更に、今後新しく発生する可能性がある以下の仕事について紹介します。

  • 働き方改革
  • 少子高齢化問題

働き方改革

新しく国の方針として進められている働き方改革は、総務部門が中心になって進めていかなければいけません。

コロナウイルスの影響もあり、働き方改革はそれぞれの企業でも進めていかなければいけない大きな課題です。

在宅ワークやフレックスタイムの導入、週3日休暇などを推進していくために、今後総務部門の人員を増やして強化していく企業も増えていくでしょう。

少子高齢化問題

少子高齢化問題が深刻になっている日本では、介護をおこなう従業員へのサポート充実や、定年延長、継続雇用制度などを進めていかなければいけません。

働く世代が減少しているので、労働力を確保するためにもシニア世代の労働力化を進めていく必要があります。

厚生年金や雇用保険、助成金の活用などを通じて制度改革をおこなうことは、これからの総務部門で非常に重要な役割です。

難しい総務への転職は、エージェントを利用しよう

転職は誰しも不安や悩みがあります。

特に難しいと言われている総務への転職は、なおさらです。

転職を成功させるためには、エージェントサービスを利用しましょう。

エージェントサービスなら、非公開求人も紹介してもらえますし、自分に合った求人を紹介してくれます。

総務への転職で、特におすすめのエージェントサービスは以下の5つです。

  1. dodaエージェントサービス
  2. パソナキャリア
  3. リクルートエージェント
  4. Spring転職エージェント
  5. MS-Japan

①dodaエージェントサービス

取り扱い求人は10万件あります。

その中でも非公開求人が8割から9割あるので、高待遇の求人も期待できます。

求人の質もアドバイスの質も良いと、評判が高いです。

また、キャリアアドバイザーは自分専任と企業担当の二人体制という点も魅力的ですね。

②パソナキャリア

キャリアアドバイザーのサポートが手厚いと評判です。

特に、パソナキャリアは女性の転職に強いと評判です。

派遣領域で業界トップクラスのパソナが運営しておりますので、転職支援やサポートの実績を活かした手厚いサービスを受けられます。

特に女性は登録しておきたいサービスの1つです。

求人紹介だけではなく、書類の書き方や面接練習などにも対応してくれます。

③リクルートエージェント

求人数が20万件と業界トップです。

運営が人材大手のリクルートのため、安心してサービスを受けることができます。

各業界に特化したエージェントサービスが豊富です。

④Spring転職エージェント

世界に拠点を持っているアデコグループが提供している転職エージェントです。

そのため、外資系の企業が多いのも特徴です。

各領域に特化したコンサルタントが在籍しているので、傾向に沿った支援を受けることができます。

⑤MS-Japan

管理部門特化型の転職エージェントです。

登録率や転職決定率、利用者の満足度も高い傾向にあります。

MS-Japanでは、在籍しているアドバイザーが全員管理部門に特化しているため、安心して利用できます。

もっとエージェントサービスについて知りたい方は、こちらの記事で詳しく紹介していますので、チェックしてください。

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難しいと言われる総務への転職も対策ができれば可能!

総務の求人は、人気なうえに求人数が少ないため難しいと言われています。

しかし、スキルをアピールできれば未経験でも転職は可能です。

志望動機を明確にして、総務に活かせる経験やスキルを記載してください。

転職エージェントサービスも利用して、総務の転職を成功させましょう。

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