履歴書に合わせて出すべき、添え状の書き方とは

履歴書と添え状 提出書類

転職活動に必要となる履歴書や職務経歴書を企業に提出する際、添え状の同封が必要です。添え状とはどんなものか、どんな内容を書けばよいのか、逆に書いてはいけない内容はあるのかなど、気になるポイントを説明していきます。

添え状とはどんなもの?

添え状とは、履歴書や職務経歴書、エントリーシートと一緒に同封して送付する書類で、転職活動においてはビジネスマナーの一つとされています。別名で「送付状」「カバーレター」とも呼び、応募書類の表紙のような役割を果たします。

添え状そのものの市販化はされていませんが、転職活動本やインターネットなどで例文が公開されているため、参考にすると良いでしょう。添え状の同封はビジネスマナーの一つですが、送り忘れたとしても採用合否に影響することはありません。

書類選考は、履歴書や職務経歴書、エントリーシートで判断されるためです。必要書類を送付した後に、添え状だけ郵送しても意味を成さないため覚えておきましょう。添え状を作成するための前提条件は、「簡潔明瞭」「ビジネスマナーの遵守」です。

添え状には何を書けばいいの?

添え状は、転職エージェントサイトなどでテンプレート化されているため、あらかじめダウンロードしておくと効率的に準備を進めることができます。添え状の右上には日付を書きますが、書類の作成日ではなく、提出日を記入します。

提出日

提出日とは、ポストに投函して消印が押される日です。履歴書や職務経歴書に記入する日付と合わせておきます。西暦でも和暦でもどちらで書いても差し支えありません。日付の行から一段間隔を空け、左側に宛先を記入します。

宛名

宛先には、転職したい「企業名」を書き、一段下げて「所属部署と採用担当者の氏名」を書きます。企業あるいは部署宛ての書類であれば「御中」、採用担当者宛てであれば「様」を付けておきます。企業の返信用封筒などで書かれている「宛」「行」はへりくだった表現のため、間違えて使わないようにしておきましょう。宛先から一段下げ、右側に署名欄を作ります。

送り主の情報

自身の所在地、連絡先、氏名を記載します。連絡先は日中に連絡の付きやすいものを書いておきますが、携帯電話の番号やメールアドレスを記載することが多いです。署名欄から2~3段程度間隔を空け、添え状のタイトルを書きます。「応募書類の送付について」などと記載すればよいでしょう。

頭語

本文を書き始める前に、「頭語」「結語」を使います。「拝啓」と「敬具」を使えば問題ありませんが、「謹啓」「謹白」はややかしこまりすぎた表現、「前略」「草々」はやや軽すぎるので注意しましょう。

本分と挨拶

頭語の後には、前文のあいさつを入れるのがビジネスマナーです。「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」などと記しておきましょう。「春暖の候」などの時候のあいさつは、入れなくても差し支えありません。

同封書類の記載

添え状を書く上で最も重要なポイントは「同封書類の記載」です。「記」という文字を中央部に記した後に、同封書類の名称と枚数を記入します。名称や枚数の誤記があると、採用担当者を混乱させる元になるため、間違いのないよう必ず確認しておきましょう。文書の最後、右下に「以上」と書けば添え状の完成です。

添え状に自己PRは不要

書類作成の手間だけでなく、採用担当者の立場からみても、添え状への自己PRの記入は不要です。

添え状は、書類の枚数を確認したら封筒と一緒に捨ててしまうことが多いため、ほとんど読まれる機会はありません。自己PRを書いてしまうと、添え状の意味合いを理解していないと思われてしまうことがあり、かえって逆効果です。

添え状に自己PRを懇切丁寧にまとめられたとしても、履歴書や職務経歴書の中身が薄ければ本末転倒です。自己PRにかける時間を、履歴書や職務経歴書作成のブラッシュアップに使い、転職活動を有利に進めていきましょう。

良い添え状を書くためのポイント

良い添え状を書くためには、簡潔明瞭であることが肝心です。応募書類に同封する添え状の役割を理解し、推敲を重ねてよい文書を心がけるよりも、より簡潔に書きましょう。

添え状は、手書きでもPCでも構いませんが、業務効率を重視する企業であれば、より短時間で作成できるPC文書が無難です。採用担当者の印象度を上げることを狙って手書きで書く必要はありません。

職務経歴書の記入でも言えますが、ビジネスパーソンとしてより効率的に仕事をする上では、PCを使いこなせることをアピールした方が効果的です。添え状は、応募書類の内容を伝える文書として使われるため、郵送時に必要な書類です。手持ちで持参する際は、添え状を作成する必要はありません。採用担当者に「書類を捨てさせる」ことになりますので、注意しましょう。

まとめ

添え状自体には、書類選考の合否に影響を与えるものではないことを念頭に置くことが大切です。簡潔かつ明瞭に、必要な情報だけを記載した添え状の作成を心がけ、転職サイトを上手に活用しながら、転職活動をより有意義に実のある活動となるように進めていきましょう。

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