知っておきたい退職の手続き!退職届けを出す時期から年金・保険の手続きまでを徹底解説

転職コラム

転職活動に成功し、企業から内定をもらえたら現職の仕事場を退職して転職先に移籍する事になります。

その際に行うべき手続きの流れや内容を、いったいどれくらいの人がしっかりと理解しているでしょうか?

手続きに必要な書類や職場に返却すべきものは多く、人事関係の引継ぎなど事務手続き以外にもまだまだやるべき事があります。

今回はいざ転職に成功した時、慌てずスムーズに会社を移る事が出来るよう退職手続きについて徹底的に解説していきます。

目次

押さえておきたい退職手続きの流れ

退職の手続きには大きく分けて「退職前に職場で済ませておく事」と「退職後に自分で手続きを行う事」の2種類があります。

まずは退職手続きの大まかな流れを把握して、何から手を付けるべきかをしっかり把握しておきましょう。

退職前に会社で行う事

まずは退職の意思を会社側に伝えない事には手続きが始まりませんので、最初に上司へ「退職交渉」を行います。

退職交渉が問題なくまとまったら次は「退職届け」の提出です。

正式に退職の意思が会社側へ伝わった所で「住民税の支払い方法変更」を行いますが、退職のタイミングや会社の対応によって手続きの内容が異なる事に注意が必要になります。

最終出社日には「会社側から貸与された備品の返却」と「退職に必要な書類の受け取り」がありますので、最後まで気を抜かずに手続きを行いましょう。

退職後に自分で行う事

職場を退職した後に自主的に行う手続きは主に公的なものになります。

会社で加入していた健康保険や厚生年金から脱退するので、転職先への入社まで期間が空いてしまうような場合には別途個人で加入する事になるのです。

具体的には「失業保険の給付申請」「年金の種別切り替えの手続き」「健康保険の切り替え手続き」などが必要になります。

退職交渉は2~3カ月前に

労働基準法では「退職の意思を示してから2週間経てば退職が可能」と定められています。

しかし会社側の就業規則として一ヶ月前に申告する必要があったりなど、勤めている企業によって異なる場合があるので事前に就業規則を確認しておく必要があるでしょう。

また、退職の為に必要な準備や手続きなどを2週間で済ませるという事は、会社側にとっても自分にとってもあまり現実的とは言えません。

余裕をもって2~3ヶ月前から退職交渉を始めて、ゆっくりと落ち着いて事を運ぶようにするのがオススメです。

円満退社の為に出来る事

なるべく円満な退職を成し遂げる為に、仕事の繁忙期を避けて業務に支障を来たさないよう心がけましょう。

最初の一歩として退職交渉をする相手は自分の直属の上司が理想です。

業務上の連絡や都合をつけてくれるのは直属の上司なので、理解を得る為にはまず最初に相談すべき相手であると言えます。

また、退職交渉の際には「今ちょっとよろしいですか?」など重い話を連想させない言葉で空いている個室へ誘導しましょう。

直接的に退職を伺わせるワードを使ってしまうと、相手が身構えてしまうばかりか小耳に挟んだ同僚などにも精神的な影響を与えてしまい兼ねません。

なお、退職交渉の場では基本的に「現状に対する不満」は口にしない方が良いでしょう。

あくまで自分のキャリアプランやプライベートとの兼ね合いなど、自己都合で退職する旨を伝えると理解が得られやすくスムーズです。

退職日が決まったら退職届を提出

一般的には退職交渉がまとまった段階で退職届を作成し、会社へ提出する流れとなります。

退職届は一度提出してしまうと取り下げる事が出来ないので、申告するまでにしっかりと今後のプランを考えておく事が大切です。

退職届けには会社指定のフォーマットがあるケースも考えられるので、自分で用意して良いか指定のものを使用するかは事前に必ず確認しておくようにしましょう。

会社都合で退職する場合の注意点

退職届けという書面は法律的に必要なものではなく、会社が人事的な記録として退職者に提出を求める場合がほとんどです。

従って、会社都合で退職する時には退職届を提出する必要はありません。

もしも会社都合で退職するにも関わらず会社側から退職届の提出を求められたら、必ず理由を確認するようにしましょう。

何の確認もなく提出してしまうと自己都合退職扱いにされてしまい、失業保険を受け取るまでの期間が長くなってしまったり支給額が少なくなってしまう恐れもあります。

お世話になった会社を信用する事も大事ですが、自分の去就は最後までしっかりと管理を怠らないように心がけておきましょう。

退職届が受理されたら仕事の引き継ぎ

退職届けが正式に受理されたらまずは自分の仕事の引き継ぎです。

引き継ぎがしっかり出来るかどうかで、自分の会社での最終的な評価が決まると言っても過言ではありません。

まずは最終出社日から逆算して、引き継ぎを行う為のスケジュールを組みましょう。

自分が担当していた業務内容をキリの良い所で後任者に引き継ぎ、処理漏れや支払い漏れが無いかを確認する為の時間を確保する事も大切です。

目安として最終出社日の3日前までに全ての引き継ぎが終了するように日程を組んでおけば、ある程度不測の事態にも対応出来るでしょう。

担当業務の段取りや現状などを詳細に記した資料を作成しておく事も忘れてはいけません。

営業職など外部の人間と関わる事の多い部署ならば、顧客リストにそれぞれ担当者の性格や特徴を書いておくと後任者の役に立つでしょう。

必要書類の所在を明記しておく事も大切です。

また、退職後の連絡先を後任者と直属の上司に伝えて自分が退職した後のトラブルにも備えておきましょう。

万全を期しても「前任者じゃないと分からない」という事態が起きてしまうかも知れません。

そんな時の為にすぐに対応出来る携帯電話などの番号やメールアドレスを伝えておく事がオススメです。

年代別の引き継ぎ時のポイント

20代では取引先と名刺を交換する機会も多く、受け取った名刺は自身で管理している事でしょう。

しかし名刺は個人として受け取るものではなく「担当者」としてやり取りするものであり、自分の所有物ではない事に注意が必要です。

うっかり持ち帰ったりコピーを取るなどしてしまわないようにしましょう。

30代になると順調なキャリアパスを踏めばそれなりに大きなプロジェクトに関わる事も増えて来ます。

万が一担当している企画が転職までに間に合いそうにない場合は、出来るだけ早く転職先の会社に入社日の変更を打診しましょう。

その際は身勝手に申し出るのではなく、関係者同士で慎重に日程を調整する事を忘れてはいけません。

一般的に入社日延長の交渉は1度きりとされており、2度目は内定取り消しの可能性もあります。

40代では転職前に責任ある立場に就いている事も考えられます。

前職の職場から転職先へ連絡が入っても、迂闊に助言すると転職先での評価も下がってしまう事になり兼ねません。

より慎重で綿密な引き継ぎが必要になると言えるでしょう。

退職日が近くなったら取引先への挨拶回り

“目安として最終出社日の二週間前にはお世話になった取引先への挨拶回りを始めましょう。

今後の関係を良好に保つ意味でも挨拶回りは必要な事と言えるでしょう。

ただし、社員の退職に関して守秘的な会社であったり転職先が競合企業にあたるなど、場合によっては訪問が逆効果になるケースも考えられます。

挨拶回りでの訪問先や同伴者は上司と相談して慎重に決める事が大切です。

挨拶回りで気を付けておきたいポイント

挨拶回りで訪問した取引先で自分の退職理由について聞かれても、「家庭の事情」など一般的かつ個人的な理由を述べるに留めておきましょう。

あまり踏み込んだ内容を話してしまう事はマナー的に良い振る舞いとは言えません。

転職先の企業名についても名言せず、「落ち着いたらご連絡します」とだけ伝える方が不要なトラブルを避ける為にベターです。

また、後任者として後輩を紹介する場合にもなるべく後輩の顔を立てるようにしましょう。

取引先としても安心して今後も取引を継続していける担当者がいる事で安心感が生まれます。

挨拶状を用意しよう

退職日まで一週間程度になったら、取引先へ送る挨拶状を用意しておくと良いでしょう。

ビジネスの世界ではいつ、どこで、どのような形で以前お世話になった取引先の担当者と仕事を共にするか分からないものです。

いつかまた機会があった時、良好な関係を保って仕事を進める為にも挨拶状の送付は効果的であると言えます。

印刷したものに手書きのメッセージを加えて送ると相手の印象にも残りやすいでしょう。

挨拶状はメールでもかまわない?

メールでの退職挨拶は失礼にあたるのでは?と思われがちですが、日程や距離などによっては直接会う事が難しい場合もあるでしょう。

IT化の流れが著しい近年ではメールでの挨拶も比較的普通の事として受け入れられています。

相手がPCや端末の画面で見ることを考慮して、一文を長くしすぎないように心がけると良いでしょう。

退職の旨や退職日、感謝の言葉に加えて相手との具体的なエピソードを盛り込むとメールでも人情味のある挨拶状として受け取ってもらえます。

退職前に必要な住民税の手続き

会社に勤めていると住民税は毎月の給与から天引きされる「特別徴収」という形で納付します。

その為一時的に企業勤めから離れる場合には最後の給与から一年分の住民税を一括で支払うか、分割された金額を自分で収める「普通徴収」という納付方法に切り替える必要が生まれてくるのです。

手続きの方法は退職後一ヶ月以内に転職が決まっている場合とそうでない場合、さらに退職した時期によっても異なってくるので注意しましょう。

退職後、一ヶ月以内に転職が決まっているケース

退職してから一ヶ月以内に新しい職場に入社する場合には引き続き転職先で特別聴取の利用が可能となっています。

その場合には退職する職場と転職先の間で手続きが必要になるので必ず前もって退職元の上司や担当者に伝えておきましょう。

職場によっては手続きが難しい場合があるので、その際は一旦退職時に普通徴収に切り替える事が必要です。

ただし、転職先でまた特別徴収に切り替える事も可能となっています。

1~5月に退職後、一ヶ月以内に転職しないケース

住民税とは一年間の所得にかかる税金を翌年6月~翌々年5月の給与から分割して支払うという仕組みをとっています。

それ故に退職後一ヶ月で転職をしない場合には退職した月によって支払い方法が大きく異なります。

1~5月の間に退職した場合、5月までに収めるべき金額を最後の給与から一括で支払わなければなりません。

例えば3月退職なら3~5月分、1月退職なら1~5月分の納付が必要です。

最後の給与の手取りが普段より少なくなってしまうので、事前に確認して計画的に転職活動を進めましょう。

6~12月に退職後、一ヶ月以内に転職しないケース

6~12月に退職した場合は退職月から翌年5月までの住民税を最後の給与から一括で支払うか、分割して普通徴収に切り替えるかを選択する事が出来ます。

普通徴収に切り替える場合には会社で手続きが必要になるので事前に申請が必要です。

自分の懐事情と相談して支払い方法を決めましょう。

貸与されたものを返却

退職当日には会社から貸与されていた備品などを返却する必要があります。

会社で加入している健康保険は退職と共に脱退となるので、無効になる保険証も同時に返却です。

社員証や社章、会社によっては制服貸与の場合もあるのでこれらもまとめて返却しましょう。

その他デスクやロッカーの鍵、社費で購入した文房具なども返却物としてカウントされる物です。

気を付けておくべき返却物

見落としがちなのが「名刺」です。

自分の名刺は会社の人間である事を証明する為のものなので当然返却になりますが、自分が取引先から受け取った名刺もまた会社の持ち物となります。

よって、自分が会社で扱った名刺の全てが返却対象になる事に留意しておきましょう。

また、自身が作成した資料やデータも業務上に関わるものであれば全て社外秘となります。

うっかり持ち帰らないように注意が必要です。

通勤定期を取得している場合には原則退職日までに精算した上で返却となります。

必要な書類を受け取る

退職日には貸与物の返却と同時に会社側から必要書類を受け取ります。

ほとんどの場合に受け取る書類としては「源泉徴収票」と「健康保険資格喪失証明書」が挙げられます。

「源泉徴収票」は所得税の年末調整に必要な書類で、転職先の会社に提出しなければなりません。

年内に転職先が決定しなかった場合でも所得税の確定申告に必要な書類となっています。

「健康保険資格喪失証明書」は会社で加入している社会保険などから国民健康保険などに切り替える際必要な書類です。

発行までに退職から数日、長いと数週間かかる事もあるので急ぎの場合は事前に発行までの期間を確認しておきましょう。

会社が保管している場合に受け取りが必要な書類

自分で管理する場合と会社に預けている場合の2通りが考えられる書類が「雇用保険被保険者証」「年金手帳」です。

会社に預かってもらっているならこの2つの書類は退職時に受け取る必要があります。

「雇用保険被保険者証」は雇用保険の適用を引き継ぐ為に転職先への提出が必要な書類です。

転職先が決まっていない場合には雇用保険の失業給付を受ける為に使用します。

入社時に交付されるもので、紛失してしまった場合にはハローワークでの再発行が可能です。

再発行には被保険者番号が必要になる事に留意しましょう。

会社で厚生年金に加入していれば「年金手帳」は基本的に会社に預けている事が多く、転職先にも提出する事になるケースが殆どです。

転職先が決まっていなければ退職後に一旦国民年金に加入する事になります。

紛失した場合は社会保険事務所で再発行が可能です。

必要に応じて受け取る書類

「離職票」と「退職証明書」はそれぞれ失業手当の申請と家族の扶養に入る時に必要な書類となります。

ただし退職時に転職先が決定している場合は受け取り不要です。

離職票は退職後10日程度で郵送される場合が多いので、退職の手続きを行うスケジュールを管理する上で留意しておきましょう。

すぐに転職するかどうかで変わる退職後の手続き

退職後の手続き内容は自分がすぐ転職先の企業に入社するかどうかによって大きく異なるので注意が必要です。

退職翌日から転職先に勤める場合には「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「健康保険資格喪失証明書」、提出を求められたタイミングで「源泉徴収票」、扶養家族が居る場合には「健康保険被扶養者異動届」を転職先に提出しましょう。

提出した後は会社側が手続きを進めてくれます。

退職から転職までに1日でもブランクがある場合の手続き

職場を退職してから次の会社に入社するまでに1日でも間が空いてしまう場合は、退職後の手続きを自分で行う必要があります。

行うべき手続きは「失業保険の申告」「年金の切り替え」「健康保険の切り替え」などで、12月31日時点で転職していない場合には確定申告が必要です。

離職票が届いたら失業保険の申請を

退職後、まず優先して行うべき手続きは失業保険の給付手続きです。

失業保険とは働く意思のある失業中の人に対して給付される手当ての事を指します。

誰でも受給出来る訳ではなく、ハローワークで所定の審査を受ける事が必要です。

また、退職後に専業主婦になる、もしくは起業して個人経営者になる人などは給付を受けられない事も覚えておきましょう。

受給出来る金額は退職の理由や退職前半年間の賃金によって異なります。

申請が遅くなると満額の受給が出来なくなってしまう可能性もあるので、離職票が手元に届き次第なるべく早くハローワークで手続きを行う事が重要です。

自己都合退職の場合の失業保険

自己都合で会社を退職した場合、失業保険の給付日数は90~150日です。

申請してから受給が始まるまで最短でも3ヶ月と7日間の期間が空きます。

しかし転職活動が長引けば長引く程、この失業保険は貴重な資金源として自分の生活を支えてくれるでしょう。

出来る限り受給の開始を早める為にも離職票が届き次第手続きを開始する事がオススメです。”

転職までブランクがあるなら年金の切り替えを

退職した職場で厚生年金に加入していて転職までに1日以上のブランクが空く場合には、退職後に自分で加入する年金の切り替えを行う必要があります。

目安として退職後二週間以内に手続きを行いましょう。

年金を切り替える際の選択肢としては「国民年金に加入する」と「家族が加入している社会保険の扶養に入る」という2通りが考えられます。

保険料納入の必要がなくなる事から、条件を満たしている場合は家族の社会保険の扶養に入る事が一般的です。

家族の社会保険の扶養に入る場合

家族が加入している社会保険の扶養に入るには「配偶者が第2号被保険者」「退職者の収入は年収130万円未満(60歳以上、一定の障害を持つ人は180万円未満)」という2つの条件に該当している事が必要です。

加入手続きは扶養者が勤める会社を通して年金事務局で行う事になります。

国民年金に加入する場合とは必要な書類も大きく異なるので、自分に必要な書類を窓口で確認しましょう。

すぐに転職しないなら健康保険の切り替えも必要

転職までにブランクがある場合は健康保険の切り替えも必要です。

健康保険の切り替えには「これまで加入していた健康保険を任意継続する」「国民健康保険に加入し直す」「家族の社会保険の扶養に入る」という3つの選択肢が考えられます。

なお、いずれの場合も医療費の一部負担額は3割です。

健康保険の任意継続

退職しても条件を満たせば在職中に加入していた健康保険に継続して加入する事が可能です。

条件は「被保険者期間が退職日までに継続して2ヶ月以上」「2年間を限度に加入」の2点となっています。

退職日翌日から起算して20日以内の手続きが必要です。

国民健康保険に加入

国民健康保険は各市町村が運営している保険制度で、自営業者が加入している事が多いです。

加入手続きは退職後二週間を目安に各自治体で行う事になります。

手続きを行う場所によっては退職日を確認する為に退職証明書などの提示が求められる場合がある事に留意しておきましょう。

家族の社会保険の扶養に入る

基本的な加入条件は「年金の切り替え」の場合と変わりませんが、「扶養者の3親等以内の親族である」という条件がある事に注意しましょう。

健康保険組合によって被扶養者認定に独自の基準や必要書類を設けている場合もあるので、事前に問い合わせて確認しておく事が重要です。

確定申告が必要になることも

企業に勤めている間は毎年会社が代行して行ってくれていた確定申告ですが、退職して12月31日時点で転職先が決まっていない場合には自分で確定申告を行う必要が出てきます。

前職の源泉徴収票の提出が間に合わなかった場合も自分で確定申告を行う事になるので留意しましょう。

確定申告は払いすぎた所得税を還付出来る可能性もあり、逆に納付分が不足しているのに意図的に確定申告を行わなかったとみなされると罰則を受けるケースもあります。

自身で行う必要がある場合には申告漏れの無いように手続きを行いましょう。

確定申告の手続き内容は人によって様々

「退職してから専業主婦になった」「退職金が給付された」「転職時に前職の源泉徴収票の提出が間に合わなかった」など、個人で確定申告を行う必要がある人の理由は様々です。

また、それぞれのケースで必要な手続きの内容も異なるので、自分に必要な手続きを税務署に確認してから取り掛かるようにしましょう。

社内融資やローンは一括返済が原則

企業によっては勤続年数や年齢によって貸付枠を設けて社内融資や社内ローンの制度を敷いている事もあります。

自分が社内融資や社内ローンでお金を借りていた場合には原則として退職時に一括で返済する事になるので注意が必要です。

転職が決まった後で社内融資の返済を思い出して慌てる事の無いように、事前に自分の借り入れの有無や借り入れ金額を把握した上で転職活動に臨むようにしましょう。

注意すべきは社内住宅融資

一般的な社内融資や社内ローンでは退職金で完済可能な限度額を設けているので、よほどの事が無い限りは退職時に返済が可能と言えるでしょう。

注意すべきは貸付金額の大きい「社内住宅融資」です。

特に年齢が若くさほど勤続年数も長くない場合には退職金も少なく、一括で社内住宅融資を返済する事が難しい事も予想されます。

その場合には新たに金融機関から借り入れを行い一旦立替てもらえるか確認する事が必要です。

提携金融機関からの借り入れの場合には相談次第で返済プランを練り直して貰える可能性もあるので、早めに退職の報告と相談をしましょう。

退職前の手続きはしっかりとスケジュール管理しよう!

退職に際して必要な手続きの流れは把握出来たでしょうか。特に転職先が既に決定している場合には転職先企業への入社日との兼ね合いもあり、手続きが滞ってしまうとトラブルの元になってしまう事もあります。

退職する職場と転職先の会社に迷惑を掛けない為、そして自分の為にも必要な手続きの流れと内容をしっかりと把握して着実に進めていく事が大切です。

「やるべき事をピックアップする」「余裕を持ったスケジュール管理を行う」という2つのポイントを抑える事が、円滑に手続きを進める上で効果的と言えるでしょう。

立つ鳥跡を濁さず、晴れやかな気分で新しい第一歩を踏み出せるように計画的に退職手続きを進めてください。

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