退職メールは許される?正しい退職時の挨拶マナーとは?

転職コラム

転職などで退職する際には、今までお世話になった社内の人や取引先に挨拶をしてから退職するのがマナー。

すべての人に対面して挨拶できれば良いですが、引継ぎや残務処理で忙しい退職間際にはなかなか時間が取れないもの。

面談挨拶ができない人にはメールで退職の挨拶をすると良いでしょう。

メールは重要なビジネスツールであり、退職の挨拶をメールで行うのも珍しくありません。

退職メールを送る際のポイントや退職時の挨拶マナーについてお伝えします。

目次

退職挨拶はメールでもいいの?

退職挨拶は必ずしもすべての人に面談して行う必要はなく、メールで挨拶をしても失礼にはあたりません。

面談で挨拶すべき相手とは?

お世話になった顧客や取引先などについては、できるだけ面談して退職挨拶をするのが望ましいでしょう。

引継ぎの際に後任の紹介も兼ねて挨拶するようにすれば、引継ぎが忙しい中でも面談して退職の挨拶ができます。

必要に応じて、事前に電話で退職すること・退職の挨拶をしたいことを伝えるようにすれば、取引先でもスケジュールを調整してくれますので、挨拶しそびれる人を減らすことができます。

後任の担当者に代わってからもからも良好な関係が続けられるように、しっかりとお世話になったお礼を伝えましょう。

メールで挨拶をしても良いケースは?

取引先や顧客に対して面談挨拶の時間を取れない場合は、メールで退職の挨拶を行います。

面談した取引先であっても、挨拶しそびれた人がいた場合はその人あてにメールで退職の挨拶を送れば、より丁寧な印象を与えることができます。

また、直接会ったことがなく普段のやり取りがメールの相手には、メールで挨拶をした方が自然な場合もあります。

退職挨拶をする際の注意点は?

退職挨拶は自己判断で始めないように!

退職が決まってからは引継ぎや残務処理に追われ、慌ただしいスケジュールとなります。

後任の選定や引継ぎのスケジュールなど、上司が決定する部分も多いため、自己判断で退職の挨拶を始めることはないようにしましょう。

特に、面談で退職挨拶をすべき相手に対してメールでの挨拶をするのは失礼にあたりますので、挨拶をする際には必ず上司に許可を得てから始めるようにしましょう。

退職挨拶のポイントとは?

退職挨拶ではなにより相手への感謝の気持ちを伝えることが大切です。

どういった部分に対して感謝しているのかの言葉も交えられればなお良いでしょう。

また、メールの場合は顔が見えないということを意識し、丁寧に感謝の言葉を伝えるようにしましょう。

悪口は絶対にNG!

退職する理由がどれほど会社にあるとしても、挨拶をする相手には会社や上司、同僚の悪口は絶対に言ってはいけません。

自分が退職した後も会社と取引先の関係は続きます。

退職したら関係ないと言わずに、社会人としてきっちりと挨拶をしましょう。

相手も悪口を伝えられては良い気分がしないものです。

退職挨拶をするタイミングは?

取引先へ挨拶をするタイミングは?

取引先へ退職挨拶をするタイミングは、退職日の2~3週間前が望ましいでしょう。

これくらいの期間があれば後任の担当者への顔つなぎや、取引先に残っている案件の処理などを行うことができます。

これより期間が短いと、急に案件が入ってきた場合に対応が難しくなり、混乱を招きかねません。

面談での挨拶を行いたいけれどまだ時間が取れない、という場合も、2~3週間前には電話で退職することを伝えるようにしましょう。

挨拶する相手が多いなど、これよりも前に退職挨拶を始めたい場合には、少なくとも退職日が確定した後に始めるのが望ましいです。

万が一退職日が延びた場合、取引先の仕事に不要な混乱を招くことにもなりかねません。

上司と相談しつつ時期を決めましょう。

社内の人へ挨拶をするタイミングは?

社内の人へ退職挨拶をするタイミングは、3日前~最終日が望ましいでしょう。

人事の情報が公開されてからは、社内の人は退職することを知っていることになります。

まずは取引先や顧客など、外部の人への挨拶を優先的に行いましょう。

また、早く挨拶をしたい場合も取引先へ挨拶する場合同様、退職日が確定した後に伝えるようにしましょう。

退職することが噂として広まると、退職理由などが知らないところで悪い噂となって広まる場合もあります。気を付けましょう。

退職挨拶をする相手はどの範囲まで?

できるだけ多くの人への挨拶を行う

退職の挨拶はできるだけ多くの人へ行うことをおすすめします。

たとえ今の仕事と全く違う業界へ転職するにしても、ビジネス上の関係はいつどこで、どんなつながりが生まれるか分からないものです。

思わぬところで前職の業界で培った人間関係がつながることもあります。

その時に「退職挨拶をしなかった不義理な人」ではなく「丁寧に退職挨拶をした信頼できる人」として再び関係が築けるよう、多くの人への挨拶を心掛けたいものです。

また、同じ業界に転職する場合はなおさら礼儀を持って挨拶をしたいところです。

退職の際に悪い印象を持たれてしまったら、巡り巡って新しい職場の人へ悪い評判が伝わってしまうことも考えられます。

退職すれば職場での人間関係は終わり、と考えるのではなく、せっかく築いた人間関係を続けようと意識することで今後の自分の仕事においてチャンスが生まれることもあります。

どうしても連絡を直接取れない相手には、挨拶をした人を介して感謝の気持ちを伝えるようにしても良いかもしれません。

最近は疎遠になっている人も含めて、できるだけ多くの人に挨拶をすることをおすすめします。

取引先へ退職メールを送る際のポイント

直接挨拶ができなかったことをお詫びする

取引先へ退職メールを送る場合、まずはメールでの挨拶となってしまったことをお詫びするようにします。

あくまで退職挨拶は面談で行うことが基本であり、メールや電話での挨拶は略式であることを意識してください。

また、案件の途中で退職する場合などは、そのことについてもお詫びすることが望ましいです。

相手への感謝の気持ちを伝える

面談での退職挨拶同様、相手への感謝の気持ちを伝えることは大切です。

先述の通りメールは顔が見えないものですので、直接挨拶する時よりも丁寧にお礼を伝えることを心掛けてください。

どのような点に感謝しているかを伝えるために、個別エピソードを簡単に記載することも効果的です。

相手からは、しっかりと自分とのエピソードを覚えてくれているという好印象にもつながります。

時間が許す限り、関わりのあった人にはお礼の挨拶を送りましょう。

後任の担当者の紹介を記載する

直接後任の担当者を紹介できなかった場合は、必ずメールや電話で後任の担当者を紹介します。

退職メールの後に、後任の担当者から挨拶の連絡をするようにしておけば、しっかりと引継ぎがされているという印象を与えられます。

上司やお世話になった方へ退職メールを送る際のポイント

直接挨拶できなかったことをお詫びする

取引先への退職メール同様、直接挨拶ができなかった場合は、メールでの挨拶となってしまったことをお詫びします。

他地方の支社など遠方にいる上司やお世話になった方へは、相手の忙しさも考慮し、必要に応じて電話とメールを活用して挨拶するようにしましょう。

なお、直接挨拶した場合でも改めて退職メールを送ることは失礼にはあたりません。

改めて感謝の気持ちを伝えたい、ということを記載すると良いでしょう。

個別のエピソードを盛り込む

こちらも取引先への退職メール同様、個別のエピソードを交えて感謝の気持ちを伝えられると良いでしょう。

特にお世話になった方に対しては、相手との関わりを通して自分が成長できたことや、教えてもらったことに感謝していることを丁寧に述べるようにしましょう。

次の仕事に活かしたいといった文言も、相手へ感謝の気持ちが伝えられる言葉です。

最終出社日には署名から会社の連絡先は外す

最終出社日に退職メールを送る場合、署名欄からは会社のメールアドレスや電話番号を外すようにします。

「退職するため今の連絡先は使用できなくなります」ということを相手に伝える手段ともなります。

社内の同僚へ退職メールを送る際のポイント

一斉送信する際は宛先をBCCで送る

会社の規模にもよりますが、一人一人へ退職メールを送るのはなかなか難しいものです。

一斉送信することはマナー違反ではありませんが、その場合は宛先はBCCで送るようにしましょう。

また、宛名や本文で一斉送信していることを伝えず、本文を工夫し個人へ宛てているように書くことで、相手に好印象となる場合もあります。必要に応じて使い分けましょう。

具体的エピソードを記載する

個人に宛てる場合はその人との個人的なエピソードを、一斉送信する場合は会社から学んだことや、関係部署への感謝の気持ちを述べます。

部署一つ一つとのエピソードを記載した場合は、冗長にならないようにメールは分けた方が無難です。

連絡先を記載するなら退職後の私用連絡先にする

退職メールに退職後の連絡先を記載することはマナー違反になりませんが、記載する場合は私用の連絡先にしましょう。

転職先が決まっている場合も、会社の名前や電話番号を記載することは避けましょう。

ビジネスに利用しようとしているという悪印象につながりかねません。

私用の連絡先を記載する場合は、署名欄ではなく一言添えて本文に記載することが望ましいです。

遠方の取引先なら電話での退職挨拶がおすすめ

お世話になった遠方の取引先への退職挨拶は?

お世話になった遠方の取引先など、直接退職挨拶をしたいが日程や距離の関係で難しく、しかしメールでは簡素すぎる場合などは電話での挨拶がおすすめです。

直接話せる分メールよりも感謝の気持ちを伝えやすく、かつ数分で挨拶することができるので、相手との関係先に応じて使用しましょう。

なお、電話は相手の時間を拘束するものでもありますので、丁寧に感謝の気持ちを伝えたい場合には、電話をした後に改めてメールを送るなど組み合わせて挨拶することをおすすめします。

電話で退職挨拶をする際の注意点

退職メール同様、直接挨拶できなかったことをお詫びし、後任の担当者も紹介します。

その場に後任の担当者がいて、相手との間に面識があれば後任に電話をかわり挨拶しても良いですが、面識がない場合には避けた方が無難でしょう。

その場合は改めて後任の担当者から連絡することを伝えます。

電話をかける時間にも気を付けるようにしましょう。

仕事が落ち着いていることの多い夕方に電話し、相手の都合が良いかを必ず確認します。

自分から長話をしないように配慮も必要です。

年配の方には手紙での退職挨拶がおすすめ

目上の方には手紙での退職挨拶も

年配の方にはメールアドレスを持っていない人や、メールでの退職挨拶が失礼にあたると考える人もいます。

年配の方や目上の方への退職挨拶には手紙がおすすめです。

手紙で退職挨拶をする際は、手書きであることが望ましいです。

字に自信がなくても、丁寧に書くことを心掛け、相手へ気持ちを送るようにします。

手紙での退職挨拶に書くことは?

手紙で退職挨拶をする場合、決まりごとが他の方法と比べ多いため、確認しながら作成しましょう。

「拝啓」の後に時候の挨拶を述べ、行の一番下に「さて、私こと」や「さて、私儀」という文言を記載します。次の行から退職の報告をし、相手への感謝の気持ちを述べた上で、最後に相手の健康や幸せへ拝領した言葉を添え「敬具」で締めます。

疎遠になっている人には「ご無沙汰しております」「お変わりないでしょうか」といった文言を入れても良いかもしれません。

決まりごとではありませんが、退職メール同様、手紙での挨拶となったことをお詫びした方がより丁寧な印象を与えるでしょう。

なお、相手から返事が来る場合もありますので、会社の住所ではなく自宅の住所を記載するようにしましょう。

退職するからこそていねいな挨拶を

退職挨拶で大切なことをおさらい!

退職の挨拶は今の職場に別れを告げる節目であるとともに、自分の評価がされる最後の仕事でもあります。

退職してからこそ、その人の評価が見えてくるものです。

仕事の引継ぎや処理をしっかりと行うことはもちろんですが、挨拶も最後までしっかりと、丁寧に行いましょう。

面談やメール、電話、手紙など挨拶の方法は様々ですが、大切なのはやはり相手への感謝の気持ちを伝えることです。

退職メールを一斉送信する場合も、一人一人へ心を込めて挨拶をしたいものです。

挨拶の方法ごとのマナーは踏まえた上で、相手へ気持ちを届けることを意識してください。

退職にあたっての心構え

別の業界に転職するにせよ、同じ業界に転職するにせよ、ビジネスあるいはプライベートで再び人間関係がつながることは多々あります。

今の職場で築いた人間関係を無駄にしてしまうことなく、これからも続けることができるようにしたいものです。

「立つ鳥あとを濁さず」ということわざ通り、迷惑や遺恨は残さず円満退社を目指しましょう。

ネガティブなことは口にせず、お互いに気持ち良く別れられるよう丁寧な挨拶を心掛けましょう。

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