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書類選考通過のメールが来た!どうやって返信する?

提出書類

「書類選考通過のメールをもらったけれど、何か返信したほうが良いのか。」「返信の仕方を間違えたら面接で不利になるのではないか。」

そんな不安を抱えた方は多いのではないでしょうか。

メールに正しく返信することで、「あのとき丁寧に返信してくれた人だ。」と担当者に良い印象を与えられるかもしれません。

ですが、返信マナーには落とし穴も…

本記事では、「書類選考通過のメールに対しての返信マナー」について、わかりやすくお伝えします!

書類選考通過のメールがきたら返信すべきか

基本的に、書類選考通過のメールに返信をして損をすることはありませんが、返信をしなくても良い場合が存在します。

返信しない場合とする場合の両方について、解説します!

返信しなくても良い場合

書類選考通過のメールに対して返信しなくても良い場合は主に

  • 書類選考に通過しなかった場合
  • メールに「返信不要」と書いてある場合

の2つがあるので、それぞれ解説します!

書類選考に通過しなかった場合

書類選考が不合格であった場合には、返信をする必要はありません

一般的に、不合格通知のメールに関しては、採用する企業側がやり取りを終わらせることを意図して送っているため、そのメールに対しての返信は見ていないことが多いです。

書類選考は、企業側が選考のはじめのステップとしておこなっていることが多いため、たくさんの返信が来てしまっては担当者が困ってしまいます。

返信をしたほうが親切であるような気がしますが、書類選考の結果が変わることもありません。

無理に返信しようとせず、別の選考に気持ちを切り替えるようにしましょう!

メールに「返信不要」と書いてある場合

企業からのメールに「返信不要」と書いてある場合にも、返信する必要がありません

企業からのメール文には、「送信専用のメールアドレスでお送りしていますので、返信はご遠慮ください。」というような文章がついていることがあります。

このような記載があるメールに対して返信しても、企業側は基本的に確認しないため、選考に有利に働くことも不利に働くこともありません。

もし企業側が返信を確認した場合には、「言われたことを守っていない」としてマイナスの評価をうけてしまう可能性もゼロではないため、指示に従って返信しないほうが無難であると言えるでしょう。

返信したほうが良い場合

基本的には、上記の2つの場合以外のケースでは、書類選考通過のメールに対して返信をしたほうが良いといえます。

返信したほうが良い場合は主に

  • 書類選考に通過し、「返信不要」と記載がない場合
  • 日程の調整が必要な場合
  • 選考辞退をする場合

の3つがあるので、それぞれ解説します!

書類選考に通過し、「返信不要」と記載がない場合

書類選考に通過し、「返信不要」との記載がない場合にはお礼のメールを送ることが望ましいです。

その際にはなるべく早く返信するべきであり、遅すぎると悪い印象を与えてしまうかもしれません。

また、メールには次回の選考日程が書かれていることが多いため、そのことに対するお礼も合わせて記載したほうが良いでしょう。

日程の調整が必要な場合

書類選考通過のメールには、次回選考の日程が記載されていることが多いですが、都合が合わない場合には、早めにそのことについて連絡しなければなりません。

早めに日程変更のお願いをすることで、企業側が日程を調整してくれる可能性があります

日程の変更を依頼する際には、自身の都合の良い日程をいくつか提示することで、企業側が調整をしやすくなります。

さらに、返信には都合が合わなくなってしまった理由を簡潔に記載することも求められます。

選考辞退をする場合

書類選考通過のメールをもらっても、自身の様々な事情により辞退しなければならない場合がありますよね。

その場合にはできるだけ早めに次回選考辞退の連絡をしなければなりません

多くの企業は次回選考に臨むことのできる人数の枠を決めていることがほとんどであり、早めに辞退することによって他の人が選考に望めることがあります

後に2次募集等があり、それに応募したい場合には、丁寧で迅速な辞退連絡をすることによって、悪い印象を残さないことが重要になります。

また、一度選考辞退の連絡をすると取り消せないことがほとんどであるので、きちんと考えてから辞退連絡をするようにしましょう。

書類選考通過のメールに対する返信のマナー

書類選考通過のメールに返信する際には、いくつか注意すべきマナーが存在します。

そのマナーをきちんと守ることで、企業側に失礼だと思われないようにすることはもちろん、場合によっては評価が上がることも考えられます。

企業側から、「この人はビジネスマナーをしっかりと理解している人だ。」と認識されれば、少なくとも第一印象は良くなり、選考を有利に進められるかもしれません。

ここでは書類選考通過のメールに対する返信マナーとして、特に大事な

  • 早めの返信
  • 機種依存の文字を使わない
  • わかりやすい件名
  • メールは「引用返信」
  • 署名を忘れない
  • 次回選考への意欲が伝わる本文

の6ポイントについて、それぞれ解説していきます!

早めの返信

まず大事なのが、メールが送られてきたら早く返信することです。

基本的には24時間以内に返信することが望ましく、リアクションが早いほうが熱意と感謝が伝わりやすいといえます。

「貴社を優先しています。」という気持ちも伝えられるかもしれません。

お礼の内容であれば企業側に熱意が伝わり、日程変更の場合も連絡が早いほうが調整しやすくなります。

次回選考辞退の連絡の場合も、企業側が早めに別の人を案内できます。

どんな内容の返信であったとしても、早く返信することに関してはメリットしかありませんね!

早く返信するためには、書類を提出したらこまめにメール、マイページ等を確認することが大切です。

迷惑メールとして判断されてしまっている場合も考えられるため、チェックするようにしましょう。

また、「返信の書き方が分からない…。」と悩んでしまうと時間がかかってしまうので、返信マナーについても理解していることが大切です。

もしも返信が遅くなってしまった場合には、「返信が遅くなり申し訳ございません。」という一言を添えると良いでしょう。

機種依存の文字を使わない

就職活動以外の場面でも言えることですが、パソコンの機種に依存した文字を使う場合には注意が必要です

このような文字は他の機種であると「?」や「・」に変わってしまう場合があります。

機種依存でない文字を使うように気をつけましょう。

わかりやすい件名

書類選考通過のメールに対する返信のみならず、就職活動のメールについては、件名を見るだけでメールの内容がわかるくらいにする必要があります。

結論としては、企業からのメールに対する返信において、件名は変えなくてよいのです。

件名を変えないことによって、どのメールに対しての返信であるかがわかりやすくなります。

返信メールであることを表す”Re:”もつけたままで構いません。

メールは「引用返信」

返信は、企業側から送られてきたメールの本文を削除せずに「引用返信」という形でおこないます。

引用返信によって、件名と同様に、どのメールに対して返信しているものなのかがわかりやすくなります。

署名を忘れない

就職活動など、フォーマルなやり取りの際には、メールの最後に署名をすることがビジネスマナーとして必要になっています。

「メールで署名なんてしたことがない。」という方もいると思いますが、署名とは、メールの末尾に名前、所属、連絡先などを記載したものです。

署名は記号などを使わずに、シンプルなものにするのが良いでしょう。

メールの設定で署名のテンプレートを作成することができるので、登録していない方は登録しておきましょう。

次回選考への意欲が伝わる本文

書類選考通過のメールに対する返信はフォーマルなものであるので、もちろん言葉遣いなどには気をつける必要があります。

ですが、そうするとどうしても事務的・機械的なメールになりがちなものです。

感謝の気持ちをしっかりと伝え、次回の選考への意欲を示せるような内容のメールを贈りましょう。

合否結果を大きく左右する!転職面接のマナー
転職面接でのマナーは、実は転職活動の合否に大きく関わります。面接のマナーで減点されてしまうのはあまりにもったいないです。

書類選考通過のメールに対する返信の例

ここでは、書類選考通過のメールに対する返信の際に使える、いくつかの文章例を紹介します!

日程通りに次回選考に進む場合の例文

日程通りに次回選考に進む場合には、以下のような文章になります。

株式会社□□□□
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学△△学部の就職太郎と申します。
この度、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき
誠にありがとうございました。
ご指定頂いた、☆月☆日☆時よりの面接に参加させていただきたく思います。
先ほどメールを拝読いたしましたので、 取り急ぎ、メールさせて頂きました。
身を引き締めて、今後の選考に臨む所存でございます。
引き続き、よろしくお願いいたします。

日程調整を希望する場合の例文

日程調整を希望する場合には、以下のような文章になります。

株式会社□□□□
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学△△学部の就職太郎と申します。
この度、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき
誠にありがとうございました。
☆月☆日☆時より面接のご予定を賜っておりましたが、
ご指示頂いた日時に別件があるため、参加することができません。
別の日程で参加することは可能でしょうか?
・☆月☆日☆時~☆時
・☆月☆日 終日
こちらでご検討いただけますと幸いです。
お忙しい中大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

次回選考を辞退する場合の例文

次回選考を辞退する場合には、以下のような文章になります。

株式会社□□□□
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学△△学部の就職太郎と申します。
この度、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき
誠にありがとうございました。
折角の機会をいただけて、大変光栄なことと存じておりますが、
一身上の都合により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を調整していただいたにも関わらず、このような形のお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、ご了承いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

書類選考通過メールに正しく返信して、就職活動を成功させましょう!

ここまで、「書類選考通過メールに対しての返信マナー」を紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

企業に対して誠実な対応をすることで、自身に対する印象が良くなる可能性があります。

何より「自分はマナーを正しく理解して返信をした!」ということが、のちの選考のときに大きな自信になります。

本記事を参考にして、就職活動を成功させましょう!

面接後どんなメールを送れば真剣さが伝わるか?
社会人として、中途採用面接のあと、面接官にお礼のメールを送るのがマナーです。しかし、どんなお礼メールを送れば真剣さが伝わるのか?メールの例文も見ていきましょう。

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