履歴書と職務経歴書の違いとは?

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転職活動をしようと思ったときに直面するのが履歴書と職務経歴書の作成です。

履歴書は就職活動でも書いたでしょうが、職務経歴書は転職活動するときに初めて作るものです。ここでは両者の違いについて広く紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

書く目的が異なる

職務経歴書と履歴書にはさまざまな観点から違いがあります。たとえば、書く目的が異なります。

履歴書というのは会社が求職者に内定を出したときに社内で保管しておくべきものです。それに対して、職務経歴書というのは書類選考のときの参考資料になります。

履歴書も職務経歴書も就職活動や転職活動における書類選考で使用するために応募者が書くものだというイメージがありますが、実際には使われることは基本的にありません。あくまでも内定者の人事情報として社内で保管しておくためのものです。

内容が異なる

履歴書と職務経歴書の大きな違いは内容です。

履歴書にはこれまでの氏名、住所、学歴、経歴などの人事情報や志望動機、趣味、免許などの情報が書かれています。その一方で、職務経歴書には職務要約、これまでの経歴、志望動機、自己PRなどがメインに書かれています。履歴書はある程度フォーマットが決まっていますが、職務経歴書の場合は決まった形式はありません。

もともと職務経歴書は書類選考のために用いられるものです。そのため、自分自身がいかにやる気があるか、どのような強みを持っているか、これまで経験してきたことが就職もしくは転職したときにどのように活かすことができるのかなど自己PRできることはどんどん書いていきましょう。

こうしたことを書くには自己分析を客観的かつ徹底的に行う必要があります。そうして言語化することができれば面接対策にもなりますので、一石二鳥です。

職務経歴書にも「志望動機」を書く必要がある

職務経歴書と履歴書のどちらにも「志望動機」を書くのが一般的ですが、履歴書には既に「志望動機」欄が必ずありますので、職務経歴書にも記載すると二度手間になってしまいます。

それでもなぜ職務経歴書にも書く必要があるのでしょうか。まず1つには職務経歴書は書類選考で用いられるからです。履歴書に書いたから職務経歴書に書かないと書類選考でまず落とされます。もう1つは転職エージェントが参考にするからです。

転職エージェントは求職者が応募した企業に推薦文を書きますが、そのときに履歴書ではなく職務経歴書を参考にしています。そのため、職務経歴書に志望動機が未記入だと企業にしっかりとしたPRができません。

転職エージェントは多くの求職者を担当しているので、1人1人に時間をかけることができないので、面倒くさがらずに職務経歴書にも書いておきましょう。推薦通過率が高くなります。

分量にも違いがある

書く分量にも履歴書と職務経歴書には違いがあります。履歴書の場合は市販のものに記入するだけでかまいません。一般的にはJIS規格のものに従って埋めていくだけです。

それに対して、職務経歴書の場合は書式はありませんが、かならず「2枚」で書くことです。採用担当者の立場からすれば職務経歴書が1枚しか書かれていないと、求職者の思いややる気が伝わってこないと感じる人が多いのです。それでは多く書けばいいのかというとそういう問題でもありません。

職務経歴書が3枚以上になると読むのに時間がかかってしまって採用担当者から嫌われます。応募者が結局何を伝えたいのかがわかりづらくなりますし、採用担当者が多くの求職者の選考にかかわっていますので、1人1人の書類に時間をかけられないという事情もあるのです。

他にも、3枚以上になると印刷する量が多くなりますし、保管するのに手間がかかるという理由もあります。

書き方も異なる

職務経歴書と履歴書とでは書き方を変える必要があります。履歴書であれば手書きで書いてもいいですし、パソコンで作成してもどちらでもかまいません。

今となっては珍しいですが、年配の採用担当者によっては手書きの履歴書を好む傾向があります。時間をかけて書いた方が応募動機が強いことを示すと感じる人もいるからです。

しかしながら、一般的には内定後に保管するものなので体裁をいちいち気にする人は少ないでしょう。他方、職務経歴書であれば必ずパソコンで作成したものでなければいけません。

なぜならWeb上で閲覧したり保管したり他の採用担当者と共有したりするからです。そもそも求職者は採用担当者や転職エージェントのコンサルタントとやりとりをするのはメールやWeb上であることがほとんどです。

そこに手書きの職務経歴書を郵送されてくるとPDF化するなど時間と手間がかかります。書が送られてくると、採用担当者は書類をPDF化して共有しなければいけません。

まとめ

職務経歴書と履歴書とでは目的、内容、書き方、分量などさまざまな点で違いがあります。

いずれの文書を作成するにしても、採用担当者やお世話になる就職・転職エージェントの立場に立って書く必要があるということです。悪目立ちしないように気をつけましょう。

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