部下を指導するのは上司の大切な役割。
と頭ではわかっていても、やる気がない部下や、コミュニケーションが苦手な部下など、一人一人に個性があって、「部下の指導」と一言で言っても、これがかなり難しいものです。
部下の指導・育成方法に悩んでいる上司がほとんどではないでしょうか。
そこでこの記事では、部下を指導する上で難しい課題や、上司が心がけるべきポイント、パワハラ上司と言われないために工夫するべきポイントなど、部下の指導に役立つ情報をご紹介します。
これから部下の育成していく人、ちょうど今部下を抱えている人は、ぜひ参考にしてみてください！
部下の指導にある難しい課題
部下と言っても、相手はもういい歳をした大人です。
性格も人格もしっかり形成されている人を相手に教育するのは、子どもを指導するのとは違う気遣いや取り組み方が必要になります。
まずは、部下を指導する上で、気をつけたい課題が何かをみていきましょう。
指導計画を立てる
部下を指導する上でキーになるのは、その部下に合った指導計画をきちんと立てることができるかどうかです。
- だれに（部下）
- いつまでに（期限）
- どのようなスキルを（指導内容）
- どの程度身につけさせたいか（程度）
これを明確にしておく必要があります。
ただ、漠然と従来のマニュアル通りに指導しても、それで伸びる人と伸びない人がでるのは当然です。
いつまでにどのような能力や知識を、どの程度まで習得してほしいか、そのためにはどんなスケジュールで指導を進めていけばいいか、これをしっかりと考える必要があるのです。
ここで大切なことは、上司が一人で計画を立てるのではなく、部下としっかり対話をすること。
これから指導する部下が、どんな将来像を描き、どんなテーマに興味があるのかを引き出してあげることが、部下に合った指導計画を立てる上で欠かせない情報になります。
部下のやる気を引き出すことができて、部下本人が納得する計画でなければ、部下を伸び伸びと育てることは難しく、上司にとっても指導がどんどん難しくなってしまいます。
ただ、この指導計画を立てるのがとても難しく、慣れるまでは特にこの部分でつまずく上司が多いのが現状です。
役割を与える
部下を指導するとき、ある程度、部下自身に役割を与えてあげることも大切です。
仕事を与えられることで、自然と責任感が芽生えると同時に、「この業務を通してどんなことが学べるのか」という視点を、部下自身が持てるようになります。
部下自身がいつまでも受け身の姿勢では、なかなか急成長は望めません。
効率よく部下の成長を促したければ、部下の自主性や積極性が必要になるのです。
そこを引き出すためにも、「この仕事を任せるからやってみて」と部下自身に委ねるタイミングも必要です。
これは上司にとっては大きな決断の1つですが、どんな仕事・役割を与えるかによって、部下の成長を大きく左右します。
日常的に部下との関わりを持つ
部下の指導を効率よく進めるには、部下と日常的な関わりを持つことも重要です。
それも、一人一人の部下に合わせた関わり方が必要になります。
たとえば、全然仕事を理解できていない段階の部下に対しては、積極的に業務のやり方を教え、ある程度理解が進んでいる部下に対しては、自分で考えさせる時間を設ける。
このように、その人に合わせたコミュニケーションを取ることが求められるのです。
また、日常的なコミュニケーションを通して、部下の特徴を把握し、その部下がやりやすいと感じる関わり方を見つけていくことも大切です。
間違っても、すべての部下に同じような指導の仕方をしてはいけないのです。
部下に合わせたコミュニケーションを取る、部下の特徴を把握するというのは、部下を指導する上で最も大切で最も難しいポイントとも言えます。
部下の指導で心がけたいポイント５つ
タイプ別の部下の指導方法を見る前に、部下の指導で心がけるべきポイントを５つご紹介します。
- 部下の意見にしっかり耳を傾ける
- 褒めることと叱ることのバランスを取る
- 部下の失敗は自分の責任でもあると自覚する
- 部下を否定しない
- 改善点を明確にする
部下の意見にしっかり耳を傾ける
部下を指導するとき、まず意識しておきたいことは、一方的に自分の意見や考えを押しつけるのではなく、部下の話をしっかり聞いてあげることです。
仮に部下がなにかミスをしてしまった場合、頭ごなしに注意しても、部下は問題の本質が何なのか、十分に理解することはできません。
まずは部下の話をしっかり聞いて、なぜ問題が発生したのか、その経緯や背景、そのとき部下はどのような考えを持っていてどう行動したのかを、しっかりと確認してください。
そうすることで、ミスが起こった本質的な原因を上司も部下も把握することができて、その上で適切な指導を行えます。
また、価値観や考え方は人それぞれ違うので、真っ向から部下の意見を否定するのではなく、どんな考えを持っているのか、部下の考えを受け入れる姿勢を見せることも大切です。
そのために欠かせないのは、「日常的な部下とのコミュニケーション」。
先ほどもお伝えしたお取り、部下とのコミュニケーションは、適切な指導に必要な部下の情報を入手できるチャンスでもあり、同時に部下との信頼関係を築く貴重な時間になります。
目の前の仕事で忙しいのもわかりますが、特に配属したばっかりの部下がいるときは、積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。
褒めることと叱ることのバランスを取る
部下が間違ったことをしたときに注意したり指導することは必要ですが、怒られてばかりでは、部下の仕事に対するモチベーションはどんどん下がってしまいます。
普段から部下のことをしっかりと見て、褒めるべきことがあればしっかりと褒めてあげましょう。
どんな些細なことでも、褒められると嬉しい気持ちになりますし、なにより「上司が普段の頑張りを見てくれている」ということを感じるだけで、部下は上司をどんどん信頼できるようになります。
褒めるときには、しっかりと具体的な事実に触れてあげましょう。
ちゃんと理由をつけて「何について褒められているのか」ということを伝えてあげると、部下は自信を持つことができます。
また、自分のことをしっかり見てくれていると感じ取れば、上司の言葉に耳を傾けようという気持ちも高まり、より円滑に部下の育成を進められるのです。
部下の失敗は自分の責任でもあると自覚する
いくら指導しても部下がなかなかうまく仕事を進められない場合、それは上司の責任でもあると考えましょう。
部下の能力のせいにするのは単なる責任逃れで、それではいつまで経っても部下を成長させることはできません。
今の指導方法で部下の成長が滞るようであれば、指導内容を見直す必要があります。
どうすれば部下の能力を高められるのか、どんな言葉をかけてあげる必要があるのか、より良い指導方法が見つかるまで、常にトライアンドエラーを続けることが大切です。
部下を否定しない
部下が指示通りのことを上手くできなかったり、トラブルを起こすこともあるでしょう。
そんなとき、きちんと注意することは大切です。
ただし、頭ごなしに否定するのではなく、「何が悪かったのか」を冷静に伝えることが大切です。
人は誰だってミスをする時があるし、すべての物事を完璧にできる人はいません。
当然、あなたも部下も失敗することがあります。
そこで、部下の人格を否定するようなことは、絶対に口にするべきではないということを指導する側は忘れないでください。
つい感情的になってきつい発言をすると、それがパワハラになってしまったり、部下に思いもよらない傷を負わせることになりかねません。
部下を傷つけてしまうと、それ以上の成長を望むのはますます難しくなり、会社としてもチームのパワーアップの機会を逃すことになります。
間違ったことを正す必要はありますが、相手を否定するような発言は避けるよう気をつけましょう。
改善点を明確にする
もし部下がミスをしてしまったとき、同じ過ちを繰り返さないよう、指導したり注意することがあると思います。
その時、できなかったことをただ否定するのではなく、「今回のミスは、何が問題だったのか。今後、どんなことに気をつけていけば良いのか」という具体的な改善点を明示してあげることが大切です。
また、それを上司から部下に一方通行で示すのではなく、部下にも改善点を一緒に考えさせることで、部下にとって今回の失敗がより自分ごと化していきます。
自分ごと化されたことは、忘れにくくなるので、同じ失敗を繰り返すリスクを減らすのに有効です。
また、具体的に次の行動を示すことで、部下自身も今回の失敗で学んだことを、次の業務に活かしやすくなります。
タイプ別に見る部下の指導方法
部下の指導方法は、部下の数だけ存在します。
ここからは、特に代表的な3つのタイプに分けて、それぞれのタイプに合わせた効果的な指導方法をご紹介します。
- 行動的課題を抱える部下の指導方法
- 精神的課題を抱える部下の指導方法
- 基礎的なルールを守れない部下の指導方法
行動的課題を抱える部下の指導方法
ここでは、
- 自己判断で行動する部下
- 失敗を報告しない部下
- いつも遅刻する部下
- 協調性がない部下
この４つのタイプの部下の指導方法について取り上げます。
自己判断で行動する部下
指示を仰がず自己判断で仕事を進めてしまう部下に対しては、「どのような場面で報告・連絡・相談を行って欲しいのか」を伝えることが効果的です。
報告・連絡・相談に関しては明確な基準がないうえに、個人によっても必要とする基準が異なります。
「この程度であれば報告しなくても良い」という部下の考えと、「ここまで報告して欲しい」という上司の認識違いが大きければ大きいほど、トラブルや思わぬ事故につながる可能性があるのです。
具体的にどのような場面で報告・連絡・相談をして欲しいのか、認識のすり合わせを繰り返し行いましょう。
失敗を報告しない部下
失敗を報告しない部下に対しては、報告が遅れたことにより生じるリスクを説明するのが効果的です。
仕事の失敗を上司に報告するのは、とても勇気がいります。
「怒られるのが怖い」「昇進に響いたらどうしよう」など、色々な思いが頭を巡り、失敗を報告しない人もいます。
しかし、失敗をそのまま放置していると、どんどん影響範囲が広がってしまい、後から発覚した時にはリカバリーが困難という状況にもなりかねません。
目先のことに捉われず先々の影響を考えて、早急な対処が必要だということをしっかりと理解させてあげましょう。
また、部下が失敗を報告しやすいように、上司自身も日頃からの接し方に気をつけることも大切です。
ミスをする度に頭ごなしに怒鳴ったり、普段から話しかけづらい空気を作っていると、部下はますます萎縮してしまい、失敗を報告しづらくなってしまいます。
部下が話しやすいよう普段から部下のことを気にかけつつ、失敗をした時も怒るだけでなくフォローを入れるなど、上司としてふさわしい立ち振る舞いを心がけてください。
いつも遅刻する部下
遅刻が治らない部下に対しては、「遅刻がダメな理由」をしっかりと伝えてげましょう。
遅刻常習犯の中には、「遅刻＝悪い」という認識はできていても、自分が遅刻をすることによって会社にどれだけ迷惑がかかるのか自覚できていない人が一定数いるものです。
あまりにも遅刻が繰り返される場合、まずは遅刻により生じる仕事への影響を理解できているか尋ね、理解できていないときはしっかりと説明を行ってください。
仕事への影響を理解することで「二度と遅刻はできない」という認識が芽生え、行動の変化に期待できます。
協調性がない部下
協調性がない部下に対しては、まず1対1で部下としっかりコミュニケーションをとりましょう。
その中で、協調性が持てない理由を部下と一緒に探っていきます。
部下に改善点がある場合もあれば、周囲の環境に問題がある場合もあります。
周囲の環境に問題がある場合は、部下が溶け込みやすいよう環境を改善するフォローが必要です。
部下に問題がある場合は、部下に改善を促すとともに、
- コミュニケーションをとることで仕事が円滑に進む
- 仕事で問題が発生しても協力して解決できる
など「協調性」が必要な理由やメリットを伝えましょう。
単純に「協調性が必要」と言うよりも、「なぜ協調性が必要なのか」を理解させることで、部下の納得意識を高めます。
精神的課題を抱える部下の指導方法
続いて、
- やる気がない部下
- ネガティブ思考・自信がない部下
- 同僚とのコミュニケーションが取れない部下
この３つのタイプの部下の指導方法について取り上げます。
やる気がない部下
このタイプの部下は、健康上の問題や、仕事が楽しくないなどのやる気がない原因を抱えていることがしばしば。
仕事をするように促しても効果は見込めないので、問題を解決するために協力する体制を整えることが必要です。
「悩みごとがあるなら、いつでも力になるから」といった気遣いの声掛けが効果的です。
「雑談をしているときはイキイキしている」、「趣味の話をしているときは楽しそう」など、少しでも元気そうなシーンがあれば、仕事中に雑談を挟みながら作業をしてもらうなど、何に対してやる気を出すのか探り、やる気を引き出してあげることが大切です。
ネガティブ思考・自信がない部下
このタイプの部下は、「どうしたらできるか」という考えが持てない人が多いです。
考え方がネガティブなので、前向きになれるような質問を投げかけるのが効果的。
たとえば「このプロジェクトを成功させるためには、どうしたらいいと思う？」といった、できることを前提にした質問などが良いでしょう。
ポジティブな考えに持っていくことで、前向きな気持ちを捉し、ネガティブな思考の時間を減らす効果があるのです。
逆に、ネガティブな話をされたときは、あまり反応をしないようにし、ポジティブの時だけ話を膨らませる、ということを繰り返してみてください。
同僚とのコミュニケーションが取れない部下
コミュニケーションが苦手な部下に対しては、できるだけこちらから話しかけるようにしてあげます。
コミュニケーションが苦手な部下を雑談の輪に入れたり、他の同僚にも協力してもらって挨拶や軽い声かけをどんどんするようにするのもおすすめです。
はじめは強制されていても、そのうち部下同士で挨拶やちょっとした立ち話をすることが当たり前になり、自然とコミュニケーションが活発に交わされるようになります。
基礎的なルールを守れない部下の指導方法
続いて、
- 同じミスを繰り返す部下
- 仕事の納期を守らない・仕事の進め方が非効率的な部下
この２つのタイプの部下の指導方法について取り上げます。
同じミスを繰り返す部下
同じような失敗を何度も繰り返してしまう部下に、ついイライラしてしまいませんか？
このタイプの部下は、失敗する原因や失敗を予防する方法を理解できていない可能性があります。
同じ失敗が目立つ時は、単に注意するだけではなく、「なぜ失敗したのか、どうすれば改善できるのか」を、一度じっくり本人に考えさせてみましょう。
そしてそれを、上司であるあなたに口頭でも文書でも構わないので説明するように求め、きちっと言葉にさせるのが効果的です。
本人の理解度を確認した上で、原因の理解や改善策が不十分である場合は、足りない部分をフォローし、同じ失敗を繰り返すのを防ぎます。
仕事の納期を守らない・仕事の進め方が非効率的な部下
仕事の進捗を管理する上司としては、部下に納期を遵守してもらう必要がありますが、どの組織にも、納期を守らない社員が一定数いるのも事実です。
納期が遅れると、他の部署や顧客にも迷惑をかけてしまう可能性があるため、納期は絶対に守ってほしいポイントですよね。
部下が納期を守らない原因は、単に時間感覚がルーズというだけではありません。
仕事を効率的に進める方法を理解していない、もしくは習得できていない可能性があると考えましょう。
仕事を効率よく進められないのは、経験の浅さが背景にあることが多く、労力の効率的な分配の仕方を分かっていないことが主な理由です。
そのため、まずは基本となる仕事の進め方に加えて、効率化するためのコツをあなた自身の経験を踏まえて説明し、どうすれば今よりも作業時間を短縮できるかを理解させます。
これは感覚的なものですが、慣れてくるとだんだん効率的に仕事を進めるコツが掴めるようになり、自分なりにアレンジしてよりスムーズに業務を進められるようになるはずです。
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パワハラ上司と言われないために注意すること
部下を指導する上でもう一つ心配なことといえば「パワハラ上司」扱いをされることではないでしょうか？
最近、何かとパワハラが話題になりますが、上司自身がパワハラに気づいていないケースや、「こんなこともパワハラって言われるの？」と思いも寄らないところで部下に主張されるケースがあります。
パワハラと認められれば、職場での立場が悪くなるだけではなく、職を失ってしまう恐れもあります。
指導のつもりがパワハラになっていたなんてことにならないように、最低限注意すべきポイントについてご紹介します。
素直に謝罪する
部下がミスをするのと同じように、ベテラン社員であってもミスをすることはあります。
もし、自分のミスに気がついたら、すぐに謝罪するよう心がけましょう。
自身の責任を認め謝罪することは、上司である以前に社会人として当然のことです。
無理に取り繕えば、部下からの信頼を失ってしまう原因になります。
また、上司が失敗を認める姿勢を部下に示すことで、部署全体に失敗を報告しやすい雰囲気ができ、報告・連絡・相談が活発になると、問題が大きくなる前に手を打つことができます。
報連相が抜けていて、ますます大きなトラブルになったという経験がある人なら、報連相が随時必要ということは十分おわかりですよね。
部下に「こうなってほしい」という理想を向けるなら、まずは自分自身が率先して行動で示すように心がけましょう。
「感情」で叱らず「事実」で叱る
部下を育てるにあたって、叱る必要があれば、しっかり叱らないといけません。
ただし、言い方によっては、部下のモチベーションを大きく削いでしまうことに繋がります。
叱る時に最もやってはいけないことは、「感情的」に叱ることです。
上司の仕事は業務上の間違いを正すことであって、部下に怒りをぶつけることではありません。
ましてや、部下の人格まで否定するような物言いをしてしまえば、それは立派なパワハラになってしまいます。
「怒る」のは上司の個人的な感情であり、「叱る」とは全く別のものであるということを理解しておきましょう。
部下を叱る際は、感情的に叱るのではなく、事実をもとに何がよくないのかを論理的に伝えるよう心がけてください。
感情が高ぶっている時は一呼吸おいて、何をどう伝えるのかを自分のなかで整理してから部下と話をすることをおすすめします。
叱る時はシチュエーションに注意
叱られるというのは、誰にとっても気分のよいものではありません。
大勢の前で叱られると、部下はプライドを傷つけられたと感じるかもしれません。
実際にパワハラとして訴訟にまで発展したケースもあるので、叱るときは、場所やシチュエーションに気を配るべきです。
部下を叱る際は、個室や別室で話をするなど、不用意に部下のプライドを傷つけないよう配慮してあげることも大切です。
部下に自信をつけさせるおすすめの指導方法
これまで、タイプ別の部下の指導方法や、パワハラ上司にならないために気をつけることをみてきましたが、最後に、部下に自信をつけさせるための指導方法をご紹介します。
できなかったことができるようになる指導方法だけではなく、部下が楽しく前のめりで業務に携わるためには、部下が自信を持つことが必要です。
部下に自信をつけるための指導方法を見ていきます。
自信を持つには目標と成功体験が必要
部下が仕事に対して自信を持つために必要なことは、「目標の共有」と「成功体験の積み重ね」です。
自分が目指している方向を上司としっかり共有し、それを着実に達成できたという成功体験を繰り返すことで、どんどん自分の仕事に対して自信を持てるようになるのです。
目標の共有と成功体験を積み重ねる上で必要なことは、ほめるべき時はしっかりとほめ、指示を出すときには何をいつまでにやってほしいのか、具体的な理由と合わせて指示を出すこと。
この2つのポイントをもう少し詳しく見ていきます。
ほめるべき時はほめる
「上司に褒めてもらえた」これは部下にとって、一つの成功体験になります。
売上目標を達成したときやプロジェクトを完遂したときなど、部下が何をやり遂げたのかを明確に示した上で褒めてあげることは、部下が自信を持つことにつながります。
プロジェクトを完遂する以外に進行途中であっても、経過報告のときに助言をしつつ部下の取り組みをほめることで、「このやり方で大丈夫なんだ」と部下は自信を持って仕事を進めることができます。
部下が仕事で成果を上げた時や、部下の優れた点に気付いた時は、必ず言葉にしてほめてあげましょう。
指導する際には理由もセットで伝える
部下へ指導する際は、必ずその理由をセットで伝えましょう。
「○○しておいて」という指導だけでは、部下はなぜそうする必要があるのかを理解できていない可能性があります。
理由を理解しないまま業務を進めた場合、同じミスを繰り返してしまうリスクも。
理由もセットで説明することで、指導内容への理解が深まるため、自信を持って業務に取り組むことができます。
あいまいな表現は部下を混乱させてしまうので、期限のある仕事などは「早めに」といった表現ではなく、「何日の何時までに」と具体的に提示してあげましょう。
できる部下は育てられる！
今回は部下の指導方法について、タイプ別に見てきました。
一言で部下といっても色々なタイプの人がいて、その人に合わせた指導方法をすることが最も効果的。
部下の成長・自分の成長・会社の成長のために、部下の指導でつまずいていることがあれば、ぜひ今回ご紹介した内容を参考に、部下の指導に取り組んでみてください。
部下が成長することは、あなたの部署のチームの力の底上げにつながり、ひいては会社全体のパワーアップにもつながるということを忘れずに、根気強く部下を指導していくことが大切です。
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